PV d'assemblée générale : ce qu'il faut vérifier

Un procès-verbal d'assemblée générale constate ce qui s'est passé pendant l'assemblée : qui était présent ou représenté, le quorum, les résolutions proposées, le résultat de chaque vote. Il sert de preuve et il est souvent demandé par une banque, un greffe, un notaire ou un expert-comptable.

Ce qu'il doit contenir dépend de la forme juridique (association, SAS, SARL, SCI, copropriété…) et des statuts. Ce site n'a pas d'avis juridique à donner : il vous donne un plan de travail, un prompt pour préparer le texte, et les points à vérifier. Pour les obligations exactes, lisez vos statuts et la source officielle de votre forme.

Ce que la source officielle dit

La fiche service-public.fr « Modification des statuts d'une association » indique que l'association doit déclarer les modifications « dans les 3 mois » au greffe des associations du département de son siège. Elle demande, pour une modification, les « exemplaires de la délibération ayant adopté la modification ». Elle précise que, dans le cas général, elle ne mentionne pas de procès-verbal ; en Alsace-Moselle, elle demande l'original et des copies du procès-verbal de l'assemblée.

Pour les SAS et SARL, cette fiche ne s'applique pas. Vérifiez les obligations de forme dans vos statuts, dans le code de commerce et auprès de votre expert-comptable. Un blog n'est pas une source officielle.

Le plan à suivre

Un PV d'assemblée générale ordinaire suit en général cette structure, à adapter à vos statuts :

PROCÈS-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE
Société ou association : [dénomination, forme, siège]
Date, heure et lieu : [JJ/MM/AAAA], [heure], [lieu ou visio]
Présidence : [nom, fonction] | Secrétaire de séance : [nom]
Convocation : [mode et date d'envoi]
Présents, représentés, absents : [liste ou renvoi à la feuille de présence]
Quorum : [nombre ou pourcentage atteint, selon les statuts]
Ordre du jour : [liste]
Résolutions : [texte de chaque résolution, pour / contre / abstention]
Clôture : [heure]
Signatures : [président, secrétaire]

Prompt 1 : préparer le PV à partir des éléments de séance

Prépare le procès-verbal d'une assemblée générale ordinaire de [type de société] à partir des éléments ci-dessous. Suis le plan suivant : [collez le plan].

Éléments : date [JJ/MM/AAAA], ordre du jour [liste], résolutions et résultats des votes [liste], présences [liste], quorum constaté [valeur].

Règles :
- reprends les résultats de vote exactement, sans les arrondir ;
- si un élément obligatoire manque (quorum, mode de convocation), écris « [à compléter] » ;
- ne cite aucune disposition de loi ; signale seulement les mentions que mes statuts pourraient exiger.

Pose-moi les questions utiles avant de rédiger.

Prompt 2 : contrôler le PV avant signature

Voici le projet de procès-verbal : [collez-le]. Voici le compte rendu des votes : [collez-le].
Vérifie que chaque résolution du PV correspond à un vote du compte rendu, avec le même résultat. Liste les écarts, les nombres qui ne concordent pas et les mentions manquantes. Ne conclus pas sur la validité juridique du document.

Exemple concret

Une assemblée ordinaire d'une petite SAS approuve les comptes et affecte le résultat. Les notes donnent deux résolutions adoptées et une rejetée. Le PV reprend les trois votes avec leur résultat exact, indique le quorum constaté et renvoie au registre pour les pièces annexées. Il n'invente pas de mention que les statuts ne demandent pas.

À vérifier

• Les statuts : ils fixent souvent les délais de convocation, le quorum, le lieu et la façon de voter.
• La forme de la société : une SAS, une SARL, une association et une copropriété n'ont pas les mêmes règles.
• Le registre ou le classeur où le PV doit être conservé, et les pièces à y joindre.
• Les chiffres : résultat, nombre d'actions ou de voix, montant affecté.
• Les signataires : président, secrétaire, personnes habilitées par les statuts.
• La date d'envoi éventuel au greffe, à la banque ou à l'expert-comptable.

Ce que cette page ne dit pas

Cette page ne dit pas quelle mention est obligatoire pour votre société : c'est à vérifier dans vos statuts et les textes applicables. Elle ne dit pas non plus quelle durée de conservation appliquer. Pour une assemblée qui vote une modification de statuts, un changement de dirigeant ou une décision importante, demandez l'avis de votre expert-comptable ou de votre avocat avant la signature.

Un PV de copropriété ou d'association a des particularités. Pour une copropriété, le modèle de PV d'assemblée de copropriété donne une structure différente. Pour un conseil d'administration d'association, voyez la page dédiée.

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