Tableau des décisions et des actions après une réunion

Le tableau des décisions et des actions est la partie la plus lue d'un compte rendu. Les participants y cherchent une seule chose : ce qu'ils doivent faire, pour quand. C'est aussi la partie que l'on relance, donc la plus utile à rendre précise.

Le format en trois colonnes (action, responsable, échéance) suffit dans la plupart des cas. Une quatrième colonne « statut » permet de suivre les actions d'une réunion à l'autre. La règle centrale : une action a un seul responsable. Quand deux personnes sont citées, l'une des deux est responsable et l'autre contributeur.

Le tableau à copier

DÉCISIONS
| Réf. | Décision | Réunion | Source (phrase ou note) |
|---|---|---|---|
| D1 | [décision formulée comme un fait] | [date] | [note] |

ACTIONS
| Réf. | Action | Responsable | Échéance | Statut |
|---|---|---|---|---|
| A1 | [action précise et vérifiable] | [une seule personne] | [JJ/MM/AAAA] | À faire |

Prompt 1 : extraire décisions et actions de vos notes

Voici mes notes de la réunion du [date] : [collez les notes].

Produis deux tableaux :
1. DÉCISIONS : uniquement ce qui est clairement acté. Pour chacune, la note qui la justifie.
2. ACTIONS : une action par ligne, un seul responsable, une échéance si elle est donnée. Si l'échéance manque, écris « à fixer ». Si deux personnes sont citées, garde la première comme responsable et signale l'autre comme « contributeur ».

Mets dans une liste à part ce qui a été évoqué sans être décidé ni confié à personne.

Prompt 2 : relancer les actions en retard

Voici le tableau des actions de la réunion du [date], avec leur statut à aujourd'hui [date] : [tableau].
Liste les actions dont l'échéance est dépassée, par responsable. Pour chacune, propose une phrase de relance factuelle et polie, sans reproche. Ne change pas les échéances.

Exemple concret

Réunion de projet entre trois personnes sur la préparation d'un salon. Les notes contiennent : « on prend le stand 12 », « Léa voit avec le transporteur, peut-être vendredi », « il faudrait refaire les affiches ». Le tableau retient la décision sur le stand 12. Il ne retient pas « peut-être vendredi » comme échéance : il écrit « à fixer » et note que Léa doit la confirmer. Les affiches ne sont ni une décision ni une action confiée : elles vont dans les points à trancher.

À vérifier

• Chaque décision est une phrase affirmative, sans « peut-être » ni « il faudrait ».
• Chaque action commence par un verbe d'action et se vérifie (« envoyer », « signer », « publier »).
• Chaque action a un responsable unique et une échéance, ou la mention « à fixer ».
• Les dates sont au format JJ/MM/AAAA et ne sont pas des formules comme « d'ici peu ».
• Le tableau est relu par au moins une personne présente à la réunion.

Pourquoi relire la source

Un assistant IA peut attribuer une action à la mauvaise personne, déplacer une date ou transformer une intention en engagement. La CNIL recommande, pour les réponses d'un outil d'IA générative, de vérifier qu'elles sont exactes et de ne jamais les reprendre telles quelles. La colonne « source » sert à cela : elle permet de retrouver en un coup d'œil la phrase d'origine.

Limites

Le tableau ne dit pas si une action a été réalisée : il faut le mettre à jour. Il ne remplace pas non plus une décision formelle quand une instance doit voter. Pour un procès-verbal, voyez les pages consacrées aux assemblées et aux conseils.

Pour l'envoi du tableau avec le compte rendu, la page mail d'envoi du compte rendu donne le texte d'accompagnement et la relance. Pour la structure complète du document, le modèle de compte rendu de réunion reprend ce tableau dans ses rubriques.

Si vous voulez retrouver les décisions de vos réunions passées par simple question, ALMA permet de créer un agent alimenté par les documents que vous lui donnez.