Rédiger un ordre du jour de réunion : modèle et prompt

Un ordre du jour sert à décider avant la réunion ce qu'on va décider pendant. Chaque point doit dire ce qu'on attend : une décision, un choix entre deux options, une information, ou simplement un tour de table. Un point sans attente explicite prend la moitié du temps.

Le modèle ci-dessous ajoute à la liste des sujets trois éléments qui manquent souvent : la durée prévue, le responsable du point et la décision attendue. Ils permettent aux participants de savoir si leur présence est utile, et à l'animateur de tenir l'horaire.

Le modèle à copier

Ordre du jour : [objet de la réunion]
Date : [JJ/MM/AAAA], [heure de début] à [heure de fin] | Lieu ou visio : [lieu]
Participants : [fonctions ou prénoms]

1. [Titre du point] : [durée] | Présente : [nom] | Attendu : décision / choix / information
   Éléments à lire avant : [document, s'il existe]
2. [Titre du point] : [durée] | Présente : [nom] | Attendu : [type]
...
Fin : relecture des décisions et des actions, [durée] minutes.

Prompt 1 : construire l'ordre du jour à partir d'une liste en vrac

Voici les sujets que je veux traiter lors de la réunion du [date], d'une durée de [durée] avec [nombre] participants : [liste en vrac].

Rédige un ordre du jour au modèle suivant : [collez le modèle].
Règles :
- classe les points par importance, les sujets à décider en premier ;
- indique pour chaque point la durée prévue, qui le présente et ce qui est attendu ;
- si la somme des durées dépasse la durée de la réunion, dis-le et propose de reporter le point le moins urgent ;
- ne rajoute aucun point qui ne figure pas dans ma liste.

Pose-moi une question si un responsable ou une durée manque.

Prompt 2 : vérifier qu'un ordre du jour est exploitable

Voici mon ordre du jour : [collez-le].
Vérifie : chaque point a-t-il une attente explicite (décision, choix, information) ? La somme des durées tient-elle dans la réunion ? Un point dépend-il d'un document qui n'est pas listé ? Réponds par une liste courte de corrections, sans réécrire l'ensemble.

Exemple concret

Réunion d'une heure du bureau d'une petite association de quartier : trois points à décider (le budget de la fête, le choix du traiteur, la date de l'assemblée), un point d'information (la subvention reçue), et un tour de table. Le prompt classe les décisions en tête, place l'information en fin de réunion, et signale que le choix du traiteur dépend d'un devis qui n'est pas encore arrivé. Le président le reporte ou le transforme en information.

À vérifier

• Chaque point a un responsable, et il est prévenu.
• La somme des durées correspond à la durée réelle de la réunion.
• Les documents à lire sont envoyés avec l'ordre du jour, et non le matin même.
• Les points « divers » ne cachent pas une décision importante : mieux vaut les inscrire.
• Si la réunion doit être enregistrée ou transcrite, l'ordre du jour le dit. La CNIL indique que le dispositif doit être porté à la connaissance des personnes concernées avant sa mise en place ; cette page parle de surveillance au travail, et vous devez vérifier comment cela s'applique à votre réunion. Voyez la page sur les règles pour enregistrer une réunion.

Erreurs fréquentes

• Un titre vague comme « point organisation » : il ne dit rien de ce qu'on attend.
• Un ordre du jour envoyé après la réunion, ou la veille au soir sans document joint.
• Trop de points pour le temps prévu : le dernier point n'est jamais traité.
• Aucun point de relecture à la fin, si bien que les décisions ne sont pas reprises avant la fin.

Pour la suite, le compte rendu reprend exactement les points de l'ordre du jour. La page relever les décisions et les actions donne le tableau à remplir pendant la réunion, et le modèle de compte rendu la forme du document à envoyer après.

L'assistant peut mettre en forme et signaler les oublis, mais la liste des sujets et leur ordre reste une décision de l'animateur. Une question sur la date limite d'envoi d'une convocation, ou sur la forme d'une instance statutaire, se vérifie dans vos statuts ou auprès de votre conseil.