Compte rendu de rendez-vous envoyé à un client : modèle

Après un rendez-vous client, le compte rendu fait deux choses : il rappelle ce qui a été convenu, et il dit qui doit faire quoi. Une note qui se contente de résumer la discussion ne sert à rien le jour où un délai n'est pas tenu. Une note qui écrit « nous ferons le nécessaire » ne protège personne.

Le bon format est court, à la deuxième personne du pluriel pour le client, avec une liste d'engagements. Il part dans l'heure ou le lendemain, pendant que le souvenir est frais. Il ne contient ni prix ni délai qui ne figurent pas dans vos notes ou dans un devis déjà envoyé.

Le modèle à copier

Objet : Compte rendu de notre rendez-vous du [JJ/MM/AAAA]

Bonjour [prénom],

Merci pour votre temps aujourd'hui. Voici ce que nous avons convenu.

Sujet traité : [une phrase]

Ce qui est décidé :
- [décision avec le chiffre ou la date exacts]

Ce qui se fait et par qui :
- Nous : [action, échéance]
- Vous : [action, échéance]

Points à trancher :
- [sujet, et qui décide, avant quelle date]

Si quelque chose ne correspond pas à notre échange, dites-le-moi d'ici le [date], afin que nous le corrigions avant de continuer.

Bien cordialement,
[prénom et nom]

Prompt 1 : rédiger la note à partir de vos notes

Rédige un compte rendu de rendez-vous à envoyer à un client, à partir de mes notes ci-dessous. Vouvoie le client, phrases courtes, pas de jargon.

Règles :
- sépare strictement ce qui est décidé, ce qui est à faire (par qui, pour quand), et ce qui reste à trancher ;
- n'écris aucun prix, délai ou engagement qui ne figure pas dans mes notes : mets « [à confirmer] » à la place ;
- termine par une invitation à corriger d'ici une date que je fournis.

Mes notes : [collez-les]
Client : [nom de l'entreprise, fonction du destinataire]
Date de la réunion : [JJ/MM/AAAA]

Prompt 2 : relire le ton et les engagements

Voici le compte rendu que je veux envoyer au client. Relis-le comme le client le lirait : relève les phrases qui peuvent être comprises comme un engagement que je n'ai pas pris, et celles qui manquent de précision (date, montant, responsable). Ne réécris pas, liste seulement.

Exemple concret

Rendez-vous d'une heure entre un cabinet de conseil et une PME de Bayonne sur la refonte de son site. Les notes disent : « devis à envoyer avant vendredi », « le client fournit les textes avant le 15 », « on n'a pas parlé du budget ». Le compte rendu écrit l'engagement d'envoi du devis avec la date, l'attente des textes côté client avec sa date, et place le budget dans les points à trancher. Il n'annonce aucun montant.

À vérifier

• Chaque date et chaque montant correspond à vos notes ou à un document déjà envoyé.
• Les engagements sont écrits pour les deux parties, pas seulement pour le client.
• Le destinataire est le bon, avec la bonne adresse et la bonne fonction.
• Les noms des personnes présentes sont corrects, avec l'orthographe vérifiée.
• Aucune information d'un autre client, ni aucune donnée personnelle inutile, n'a été collée dans l'outil.

Données et outils

Une note client contient souvent des informations confidentielles : chiffre d'affaires, projet non annoncé, noms de salariés. La CNIL recommande, sur un service grand public, de ne rien y verser de confidentiel et de ne soumettre que ce que vous êtes autorisé à partager. Remplacez les noms par des fonctions et arrondissez les montants dans vos notes avant de les coller ; l'assistant n'a pas besoin de la valeur exacte pour écrire la structure du message.

Relisez aussi chaque chiffre dans le texte final : la CNIL rappelle qu'une réponse d'outil peut être inexacte tout en paraissant plausible.

Limites

Ce modèle ne remplace pas le contrat ni un avenant. Si le rendez-vous modifie des conditions déjà signées, la note ne suffit pas : il faut un écrit en bonne et due forme, et votre conseil doit le valider.

Pour la relance des actions non faites, le mail d'envoi du compte rendu propose un texte d'accompagnement. Pour les réunions internes, voyez le compte rendu d'équipe.

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