Enregistrer une réunion avec une IA : règles de consentement

Enregistrer une réunion ou la transcrire par IA est devenu courant, et les outils proposent souvent de le faire sans rien demander à personne. Pourtant, la personne dont la voix est enregistrée a des droits. Avant de lancer un enregistrement, il faut savoir qui doit être prévenu, ce qui doit être dit, et ce qu'on fait ensuite des fichiers.

Cette page résume ce que disent les sources officielles lues pour ce site. Elle ne donne pas d'avis juridique : chaque organisation doit vérifier sa situation avec son conseil, son DPO s'il existe, et le CSE quand il y en a un.

Ce que disent les sources lues

L'article L1222-4 du code du travail, lu sur Légifrance, pose le principe : « Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif » qui « n'a pas été porté préalablement à sa connaissance ». Un enregistrement de réunion qui collecte les propos de salariés est concerné.

La CNIL, sur sa page consacrée au contrôle de l'activité des personnes employées, indique qu'un dispositif doit être « porté à la connaissance des personnes concernées, préalablement à sa mise en place ». Elle précise que le dispositif doit être proportionné à l'objectif poursuivi. Elle mentionne aussi la consultation des représentants du personnel pour les entreprises privées de 50 salariés et plus. Cette page traite de la surveillance au travail : son application à un enregistrement de réunion est à vérifier.

Sur les outils d'IA générative, la CNIL recommande de ne soumettre que les informations que l'on est autorisé à partager, de vérifier les réponses et d'encadrer les réglages du fournisseur. Elle indique aussi que les organismes doivent être transparents avec les utilisateurs quand ils recourent à un système d'IA, et qu'un contrat avec un hébergeur ou un fournisseur externe doit préciser les responsabilités et les accès aux données.

Les quatre questions à se poser

1. Pourquoi enregistrer ? Un but légitime, comme faciliter la rédaction d'un compte rendu, est plus défendable qu'une collecte générale. L'enregistrement ne doit pas servir à évaluer une personne.
2. Qui doit savoir ? Tous les participants, avant le début de la réunion, dans l'invitation ou l'ordre du jour, et en le redisant au début de la séance.
3. Qui a le droit de refuser ? Un participant qui refuse ne doit pas être enregistré. Prévoyez une prise de notes à la place.
4. Que devient le fichier ? Où il est stocké, qui y accède, combien de temps il est gardé, et quand il est supprimé. Une fois le compte rendu validé, l'enregistrement brut n'a souvent plus d'utilité. Fixez la règle par écrit, sans attendre qu'un outil la décide à votre place.

Le texte d'information à mettre dans l'invitation

Cette réunion sera enregistrée et transcrite automatiquement par [outil], dans le seul but de rédiger le compte rendu. L'enregistrement sera supprimé après validation du compte rendu, au plus tard le [date]. Vous pouvez demander à ne pas être enregistré : dites-le-nous avant la réunion. Pour toute question sur vos données, écrivez à [contact].

Prompt : vérifier son dispositif avant de le lancer

Je veux enregistrer et transcrire des réunions de [type de réunion] avec [nombre] participants, dans une entreprise de [effectif, secteur]. Voici le dispositif prévu : [outil, lieu de stockage, durée de conservation].

Liste, sans donner d'avis juridique, les points à vérifier avant de lancer : information des participants, consultation éventuelle des représentants du personnel, finalité, durée de conservation, accès aux fichiers, réglages du fournisseur, contrat de sous-traitance. Pour chaque point, indique la source officielle à consulter (code du travail, CNIL, DPO) sans citer de texte que tu n'as pas vérifié.

Exemple concret

Une équipe de douze personnes veut enregistrer ses réunions de projet hebdomadaires pour produire un compte rendu. La responsable ajoute la mention dans l'invitation, demande l'accord oral au début de chaque réunion, prévoit qu'un membre prenne des notes pour ceux qui refusent, et fixe la suppression de l'enregistrement après validation du compte rendu. Elle vérifie avec le DPO si l'outil transfère les données hors de l'Union européenne.

À vérifier

• Les participants ont été informés avant la réunion, et pas seulement au moment de la séance.
• La proportionnalité : l'enregistrement sert-il vraiment au compte rendu, et pas à autre chose ?
• Le CSE a-t-il été consulté quand il existe et que votre entreprise y est soumise ?
• La durée de conservation est écrite, et la suppression est effectivement prévue.
• Le fournisseur de l'outil : où sont stockées les données, et peut-il les réutiliser pour entraîner ses modèles ? La CNIL recommande de vérifier ces réglages.
• Le contrat de sous-traitance, si l'outil est fourni par un tiers.

Ce que cette page ne dit pas

Elle ne dit pas que l'enregistrement est interdit, ni qu'il est permis sans formalité. Elle ne dit pas non plus quelle durée de conservation vous devez appliquer : une durée se choisit et se justifie. Pour une réunion qui touche à des sujets sensibles (santé, sanctions, licenciement, conflit), ne l'enregistrez pas sans avoir demandé conseil.

Pour la transcription d'un enregistrement déjà réalisé dans des conditions claires, voyez la page sur la transformation d'une transcription en compte rendu. Pour un appel téléphonique, la note d'appel traite le cas d'une trace sans enregistrement.

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