Transcription de réunion en compte rendu : méthode

Une transcription automatique d'une heure de réunion fait souvent quinze pages de texte. Le compte rendu, lui, tient en une page. La différence se fait en deux temps : retirer ce qui n'est pas une décision, un engagement ou une information utile, puis mettre le reste dans les rubriques d'un compte rendu.

Ce travail se fait bien avec un assistant IA, à une condition : lui donner le format, les noms attendus et la règle « pas de décision sans preuve ». Sans cela, il transforme une idée évoquée en décision acquise.

La méthode en quatre temps

1. Nettoyer le texte. Remplacez les noms par des fonctions ou des initiales. Retirez les passages personnels sans lien avec la réunion.
2. Lister les termes attendus. Noms de projets, de sites, sigles internes. Ils aident l'assistant à corriger une transcription déformée.
3. Extraire avec citation. Pour chaque décision et chaque action, la phrase exacte qui la porte.
4. Mettre en forme. Les rubriques du modèle de compte rendu, dans cet ordre.

Prompt 1 : de la transcription au compte rendu

<transcription>
[collez la transcription, noms remplacés par des fonctions]
</transcription>

Réunion de [durée] sur [sujet], entre [fonctions des participants]. La transcription est automatique et peut contenir des erreurs.
Termes attendus : [projets, sites, sigles et leur sens].

Rédige un compte rendu d'une page :
1. Décisions : seulement celles clairement acceptées, avec la phrase de la transcription qui les porte.
2. Actions : responsable, action, échéance si elle est dite.
3. Points reportés ou non tranchés.
4. Passages incompréhensibles qui touchent une décision ou un chiffre : signale-les sans les interpréter.

Si une idée a été évoquée sans accord, mets-la dans « Points reportés ».

Prompt 2 : repérer les erreurs de transcription

Voici le compte rendu que tu viens de produire et la transcription d'origine.
Relève chaque chiffre, date et nom propre du compte rendu, et indique la phrase de la transcription où il apparaît. Si tu ne trouves pas cette phrase, marque l'élément « à confirmer ».

Prompt 3 : une version pour les absents

À partir du compte rendu validé ci-dessous, rédige un message de 10 lignes au plus pour les personnes qui n'étaient pas là : ce qui change pour elles, à partir de quand, et ce qui reste à décider. Ne reprends aucun échange personnel.

Exemple concret

Une réunion de cinquante minutes entre la direction et quatre chefs d'équipe, sur les horaires d'hiver d'une entreprise de nettoyage industriel. La transcription mélange les voix et contient « quinze » pour « cinquante ». Le prompt demande de signaler ce chiffre et la phrase où il apparaît. Le compte rendu indique la décision sur les horaires, et met le chiffre en « à confirmer » jusqu'à ce qu'un chef d'équipe le valide.

À vérifier

• Chaque décision est appuyée par une phrase de la transcription.
• Chaque chiffre a été confirmé par un participant.
• Les responsables des actions sont les bons : une erreur d'attribution crée vite un malentendu.
• Les noms ont été remplacés avant de coller le texte, et le compte rendu final ne reprend pas ces noms si ce n'est pas nécessaire.

Données personnelles : ce qu'il faut savoir avant de coller

Une transcription contient la parole de personnes identifiables : avis, désaccords, parfois des remarques sur un collègue. La CNIL recommande, pour les services d'IA générative grand public, de ne jamais y verser d'informations confidentielles comme des données personnelles, et de ne soumettre que ce que l'on est autorisé à partager. Sur un service professionnel, regardez les réglages : désactiver la réutilisation des données par le fournisseur est l'une des pistes de la CNIL.

Pour un salarié, l'article L1222-4 du code du travail pose une règle générale : « Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance. » La CNIL applique la même idée aux dispositifs de surveillance au travail, qui doivent être portés à la connaissance des personnes concernées avant leur mise en place. Une transcription de réunion n'est pas forcément un tel dispositif, mais la prudence commande d'avertir les participants avant d'enregistrer ou de transcrire.

Ce n'est pas un avis juridique. Si la réunion touche à une question de personnel, parlez-en à votre responsable ou à votre conseil avant de transcrire.

Ce que l'assistant ne fait pas

Il ne sait pas ce qui a été pensé pendant la réunion, seulement ce qui a été dit. Il ne peut pas deviner un accord implicite. Si la transcription est trop mauvaise, le plus sûr est de reprendre vos notes manuscrites.

Pour résumer une transcription déjà propre sans en faire un compte rendu formel, la page résumer une transcription de réunion traite ce cas. Pour une réunion d'équipe au format court, voyez le compte rendu d'équipe.

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