Note d'un appel téléphonique important : modèle et prompt

Un appel téléphonique important se perd vite. Une date évoquée, un prix discuté, une promesse faite à la fin de la conversation : une semaine plus tard, chacun se souvient d'une version différente. La note d'appel sert à fixer ce qui a été dit, dans la forme la plus courte possible, dans l'heure qui suit.

Elle ne retranscrit pas la conversation mot à mot. Elle retient ce qui engage quelqu'un : une décision, un engagement, un chiffre, une date, une demande d'information. Les impressions personnelles sur l'interlocuteur n'ont pas leur place dans un document qui peut être relu par d'autres.

Le modèle à copier

NOTE D'APPEL
Date et heure : [JJ/MM/AAAA], [heure] | Durée : [minutes]
Interlocuteur : [nom, fonction, société] | Appel : [entrant / sortant]
Objet : [sujet en une ligne]

Ce qui a été dit d'important
- [point factuel, avec le chiffre ou la date exacts]

Engagements
- Nous : [engagement, échéance]
- Lui : [engagement, échéance]

Informations demandées
- [document ou donnée demandé, à qui, pour quand]

Suite à donner
- [action, responsable, date]

Note rédigée à [heure], à relire avant d'être envoyée.

Prompt 1 : transformer vos notes d'appel en note structurée

Voici mes notes prises pendant un appel téléphonique du [date] avec [fonction et société de l'interlocuteur] : [collez les notes, en vrac].

Rédige une note d'appel au modèle suivant : [collez le modèle].
Règles :
- ne retiens que les faits, chiffres, dates, décisions et engagements ;
- sépare ce qui est engagé par nous, ce qui est engagé par lui, et ce qui reste à confirmer ;
- si un chiffre ou une date est incertain dans mes notes, écris « [à confirmer] » ;
- ne retranscris aucun propos personnel ni jugement sur l'interlocuteur.

Pose-moi une question si un engagement n'est pas clair.

Prompt 2 : préparer le mail de confirmation

À partir de la note d'appel ci-dessous, rédige un mail de confirmation de six lignes au maximum, adressé à [prénom de l'interlocuteur]. Reprends uniquement les engagements et les dates de la note, en vouvoyant. Termine par une demande de correction si quelque chose ne correspond pas à l'échange.

Note : [collez la note relue].

Exemple concret

Appel sortant d'un artisan à un fournisseur de matériaux, pour un devis en attente. Les notes disent : « prix maintenu jusqu'au 30 », « livraison sous quinze jours si commande avant lundi », « il faut le numéro de référence du devis ». La note écrit les trois éléments, marque la livraison « à confirmer » parce que le fournisseur n'a pas encore vérifié son stock, et note l'action : envoyer le numéro de référence avant lundi. Elle ne dit pas « le fournisseur est lent », qui n'a aucune valeur de preuve.

À vérifier

• Chaque chiffre et chaque date figure dans vos notes, pas dans votre souvenir.
• Chaque engagement a un responsable et une échéance.
• L'interlocuteur est nommé avec sa fonction, et la société correspond à celle du contact.
• Les propos personnels ou les jugements sont absents de la note.
• La note est relue et envoyée dans la journée si elle engage quelqu'un.

Enregistrer l'appel : d'abord les règles

Enregistrer un appel n'est pas la même chose que prendre une note. Un enregistrement collecte la voix et les propos de personnes identifiables. L'article L1222-4 du code du travail dit qu'« aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance ». La CNIL demande, pour les dispositifs de surveillance au travail, une information préalable des personnes concernées. Avant d'enregistrer un appel, informez votre interlocuteur et demandez-lui son accord clair. Si vous ne pouvez pas le faire, ne l'enregistrez pas : prenez une note.

Ce n'est pas un avis juridique. Pour un appel avec un client dans un secteur réglementé, vérifiez les règles avec votre conseil.

Données personnelles et outils d'IA

Si vous collez des notes d'appel dans un assistant IA, retirez les données personnelles inutiles : numéros, adresses, données de santé, informations sur des tiers. La CNIL recommande, pour les services grand public, de ne rien y verser d'informations confidentielles et de ne soumettre que ce que vous êtes autorisé à partager. Relisez aussi chaque chiffre du résultat, car une réponse d'IA peut être inexacte tout en paraissant plausible.

Limites

Une note d'appel n'est pas une preuve irréfutable : elle reflète ce que vous avez compris. Pour un engagement important, confirmez par écrit à l'interlocuteur, comme le propose le prompt 2. Pour un compte rendu de réunion à plusieurs personnes, voyez le modèle de compte rendu de réunion. Pour un échange avec un client après un rendez-vous, le compte rendu client est plus adapté.

Si vous voulez qu'un agent IA réponde à partir de vos notes et de vos procédures, ALMA permet de créer un agent alimenté par vos documents.