PV de conseil d'administration d'association

Le conseil d'administration d'une association prend des décisions entre deux assemblées : embauche, achat important, signature d'une convention, dépôt d'un dossier de subvention, changement de bureau. Un procès-verbal de conseil garde la trace de ces décisions, de qui les a votées et de qui les a signées. Il sert quand un financeur demande un justificatif, quand un nouveau bénévole veut comprendre une décision, ou quand une question de responsabilité se pose.

Le point de départ est toujours le même : vos statuts et votre règlement intérieur décrivent la façon dont le conseil se réunit, vote et tient ses comptes rendus. Ce site ne donne pas d'avis juridique. Il vous propose une structure, un prompt pour préparer le texte, et les points à relire.

Ce que dit la source officielle

La fiche service-public.fr sur la modification des statuts d'une association, lue pour ce site, indique que les modifications des statuts sont à déclarer « dans les 3 mois » au greffe des associations du département du siège. Elle demande, pour cette déclaration, les exemplaires de la délibération qui a adopté la modification. Elle ne décrit pas de procès-verbal de conseil dans le cas général.

Pour la composition du bureau, les pouvoirs et les quorums, reportez-vous à vos statuts. Si vos statuts sont muets, demandez conseil à votre réseau d'appui ou à un professionnel avant de considérer une règle comme acquise.

Le plan à suivre

PROCÈS-VERBAL DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE [nom de l'association]
Date, heure et lieu : [JJ/MM/AAAA], [heure], [lieu ou visio]
Présidence : [nom] | Secrétaire de séance : [nom]
Convocation : [mode et date d'envoi, selon les statuts]
Administrateurs présents, représentés, excusés : [liste]
Quorum constaté : [nombre, selon les statuts]
Ordre du jour : [liste]

Décisions
1. [Décision] : vote [pour / contre / abstention], résultat [adoptée / rejetée]
2. [Décision] : ...

Questions diverses et points reportés : [liste]
Fin de séance : [heure]
Signatures : [président, secrétaire]

Prompt 1 : préparer le PV à partir des notes de séance

Prépare le procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration d'une association, à partir des notes ci-dessous et du plan suivant : [collez le plan].

Notes : date [JJ/MM/AAAA], présents [liste], excusés [liste], ordre du jour [liste], décisions et votes [liste].

Règles :
- les résultats de vote sont repris exactement comme dans mes notes ;
- si le quorum ou le mode de convocation n'est pas renseigné, écris « [à compléter selon les statuts] » ;
- ne cite aucune disposition de loi ;
- pour chaque décision, indique si elle doit être déclarée (oui, non, « à vérifier ») sans trancher.

Pose-moi les questions utiles avant de rédiger.

Prompt 2 : relire les votes et les noms

Voici le PV : [collez-le]. Voici mes notes de vote : [collez-les].
Vérifie que chaque décision du PV a un vote correspondant, avec le même résultat et le même nombre de voix. Vérifie que les noms des administrateurs présents correspondent à la liste d'émargement. Liste les écarts, sans réécrire le document.

Exemple concret

Conseil d'une association culturelle de cinq administrateurs, réuni en visio. Les notes disent : trois présents sur cinq, deux votes adoptés, un point reporté faute de devis. Le PV indique les trois présents, le quorum tel qu'il est défini dans les statuts, les deux décisions avec leur vote, et le point reporté dans une rubrique à part. Il ne crée pas de décision pour le point reporté.

À vérifier

• Les statuts et le règlement intérieur : délai de convocation, quorum, pouvoirs, mode de vote à distance.
• La liste des administrateurs présents et représentés, avec les pouvoirs écrits si la règle l'exige.
• Les votes : nombre de voix pour, contre, abstentions, et résultat.
• Les décisions qui doivent être déclarées au greffe, et leur délai.
• Les signataires prévus par les statuts.
• Le registre où le PV est conservé, et qui y a accès.

Limites

Cette page ne dit pas qu'un PV de conseil est obligatoire pour votre association. Elle ne dit pas non plus quelle durée de conservation appliquer. Pour une décision engageante (embauche, emprunt, convention importante), demandez l'avis de votre expert-comptable ou de votre avocat. Un assistant IA peut vous aider à mettre le texte en forme, mais il ne sait pas ce que disent vos statuts si vous ne les lui donnez pas.

Pour les décisions prises lors de l'assemblée générale elle-même, la page PV d'assemblée générale donne le plan correspondant. Pour un suivi des décisions entre deux conseils, le tableau des décisions et des actions est plus adapté.

Vos données de séance contiennent des noms et des votes : retirez les informations personnelles inutiles avant de coller les notes dans un outil d'IA. La CNIL recommande de ne soumettre que ce que vous êtes autorisé à partager.